Realizacja projektu pozwoliła zmniejszyć rotację pracowników tymczasowych i znacznie obniżyć liczbę przepracowywanych przez nich nadgodzin. Projekt wygenerował także oszczędności na kwotę prawie 700 tys. złotych.

Firma jest jednym ze światowych liderów w produkcji artykułów gospodarstwa domowego, środków do higieny osobistej i leków. W województwie mazowieckim zlokalizowany jest zakład produkcyjny koncernu.

Praca tymczasowa odgrywa w firmie dużą rolę. Polski oddział zatrudnia łącznie 2500 pracowników z czego 800-1200 zatrudnionych jest na zasadach pracy tymczasowej. Wynika to ze specyfiki cyklu produkcyjnego, który podlega dużym okresowym zmianom jeśli chodzi o wielkość produkcji. Bezpośrednią konsekwencją tej specyfiki są duże wahania w zapotrzebowaniu na personel, sięgające nawet 100 osób z tygodnia na tydzień.

Klient postawił sobie za cel obniżenie wysokości, kluczowych dla pracowników tymczasowych, wskaźników takich jak: współczynnik rotacji pracowników i współczynnik nadgodzin. Obniżenie wartości tych wskaźników miało przełożyć się na konkretne oszczędności oszacowane na ponad 4 00 tysięcy PLN.

Usuwać przyczyny zamiast leczyć objawy

 

W celu osiągnięcia zamierzonych korzyści firma zdecydował się na wdrożeniu programu Adecco Adjust, który polega na znajdowaniu i usuwaniu źródeł problemów, w tym wypadku przyczyn wysokiej rotacji pracowników i dużej liczby nadgodzin, a nie tylko na doraźnym reagowaniu na ich objawy. Wysoki współczynnik rotacji to nie tylko objaw niskiego morale pracowników, ale także koszt dla pracodawcy. Odchodzącego pracownika trzeba przecież zastąpić, a to oznacza koszty związane z rekrutacją, przeszkoleniem i wdrożeniem do pracy nowej osoby. Duża liczba nadgodzin może być objawem nieoptymalnej organizacji pracy lub błędnego zwymiarowanie zapotrzebowania na pracowników. Ich konsekwencją dla pracodawcy są oczywiście dodatkowe koszty.

Kluczowe zaangażowanie interesariuszy

 

Modyfikowanie procesów i wdrażanie zmian poprzedziła wnikliwa analiza sytuacji obecnej. Konsultanci Adecco przeanalizowali udostępnione dane i przeprowadzili szereg wywiadów z przedstawicielami działów HR, Produkcji i Logistyki, Finansów i Controllingu oraz Planowania Produkcji. Wynikiem tych prac była rekomendacja, zawierające obszary, które powinny podlegać usprawnieniom wraz z szacowaną wielkością potencjalnych oszczędności, które te usprawnienia przyniosą. Metodologia wyliczenia oszczędności w każdym ze wskazanych obszarów była konsultowana i akceptowana przez wszystkie zaangażowane działy. Gotowa rekomendacja została przekazana Zarządowi.

Decyzja Zarządu o wdrożeniu rekomendowanych w ramach programu Adjust miała charakter strategiczny i wiązała się z koniecznością pełnego zaangażowania kluczowych decydentów w realizację projektu w długim okresie.

Propozycje oszczędności i prowadzących do nich działań zostały spisane i zaakceptowane przez strony w zawartej umowie SLA (ang. Service Level Agreement). Zawarta pomiędzy Zleceniodawcą, a Adecco umowa przeniosła odpowiedzialność za projektowe ryzyko na dostawcę rozwiązania, a klientowi zagwarantowała osiągnięcie obiecanych korzyści biznesowych – wymiernych oszczędności. Zespół projektowy zdefiniował nowe procesy, zakomunikował je załodze i wdrożył.

Efekt zaskoczył optymistów

 

Projekt obejmował okres między kwietniem 2013, a marcem 2014 roku. Zgodnie z założeniami skumulowane oszczędności w tym okresie miały wynieść 408 332,80 PLN co zostało zapisane w umowie SLA Klientem, a dostawcą – firmą Adecco. Osiągane rezultaty były na bieżąco mierzone i raportowane w cyklach miesięcznych i kwartalnych.

Na koniec marca 2014 roku (a więc na koniec pierwszej fazy projektu) skumulowane oszczędności wyniosły 676 783,85 PLN, a zatem przekroczyły założenia o 66%!

 

Kluczowe korzyści:

- Obniżenie współczynnika rotacji o 36% (oszczędność: 376 tys. PLN)

- Obniżenie współczynnika pełnopłatnych nadgodzin o 52% (oszczędność: 357 tys. PLN)

- Podniesienie poziomu redystrybucji odzieży roboczej o 61% (oszczędność: 28 tys. PLN)